Zeitmanagement – oder: Von der Kunst optimaler Selbstorganisation

Es ist ein Fakt, dass wir heutzutage so viel Zeit wie nie zuvor haben – die Lebenserwartung steigt kontinuierlich und die Arbeitszeit stagniert auf relativ niedrigem Niveau. Dennoch ist der effektive Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit eine Kunst für sich. Das Ziel – vorhandene Zeit nutzen, um sämtliche anstehenden Aufgaben zu erledigen – ist daher Mittelpunkt zahlreicher Modelle und Konzepte zum Zeitmanagement. Wir stellen Ihnen die wichtigsten darunter vor und erläutern deren Nutzen.

Zeitmanagement ist Selbstmanagement

Eigentlich ist der Begriff Zeitmanagement irreführend – wir sind schließlich nicht in der Lage die Zeit selbst zu managen, da diese unabhängig von unserem individuellen Umgang mit ihr verstreicht. Insofern lassen sich Ansätze und Modelle zur optimierten Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit besser als Selbstmanagement beschreiben, denn darum geht es eigentlich: Wie organisiere ich mich selbst, um Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen? Ansätze zur Beantwortung dieser Frage gibt es viele, die bekanntesten Ansätze zum Zeitmanagement basieren auf dem Grundsatz der Wert-Strukturierung: die Eisenhower Methode, das Pareto Prinzip, das Z-E-D-E-R Modell und die A-L-P-E-N Methode.  Einen anderen, sehr interessanten Ansatz verfolgt das relativ neue Konzept des „Getting things done“ (GTD) – hier geht es darum, die persönliche Motivation durch Kontrolle und Ordnung über anstehende Aufgaben zu steigern.

Die Klassiker: Werte strukturieren

Die Eisenhower Methode geht auf den gleichnamigen US-Präsident zurück und basiert auf dem Ansatz, dass anstehende Aufgaben nach ihrer Priorität sortiert werden: An erster Stelle stehen dringende und wichtige und an letzter Stelle unwichtige, nicht dringende Aufgaben. Die dazwischen liegenden dringenden aber unwichtigen bzw. wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben können je nach Ausprägung verschoben oder delegiert werden. Dieser Methode sehr ähnlich ist das Z-E-DE-R Modell – eine Checkliste für die Aufgabenrelevanz, die in einer festen Reihenfolge abgearbeitet wird. Die Kernpunkte dieser Checkliste sind Zuständigkeit (Z), Elimination (E), Delegierung (DE) und Rationalisierung (R).

Das Pareto Prinzip besagt, dass 80 Prozent der vorhandenen Aufgaben nur 20 Prozent der verfügbaren Zeit benötigen, gleichzeitig aber 20 Prozent der Aufgaben auch 80 Prozent der Zeit in Anspruch nehmen. Dieses Prinzip betont also vor allem die Relevanz der persönlichen Priorisierung, damit für jede Aufgabe die dafür benötigte Zeit zur Verfügung steht. In dieselbe Richtung zielt die A-L-P-E-N  Methode – sie basiert auf der Erfassung einer Aufgabe (A), der Einschätzung ihrer Länge (L), der Reservierung eines täglichen Zeitpuffers (P), der Entscheidung (E) über wichtige und unwichtige Aufgaben und der Nachkontrolle (N) der Planung.

Getting things done – Motivation durch Organisation

Das Konzept des „Getting things done“ (GTD) hebt sich von dieser strukturfixierten Sichtweise ab, wenngleich auch das GTD seine Ziele über Organisation und Struktur erreichen will – so ist das Kernelement ein Verwaltungssystem in Form kontextbezogener Aufgabenlisten. Diese ermöglichen die Konzentration auf das wesentliche – die Bewältigung der Aufgabe – und lagern alles andere aus dem Bewusstsein aus, das zur direkten Erledigung der Aufgabe nicht nötig ist. So wird effizientes und belastungsfreies Arbeiten erreicht, was einen wesentlichen Faktor bei der persönlichen Motivation darstellt. GTD hat sich in den vergangenen Jahren zu absoluten Trendkonzept entwickelt – neben der Literatur von Konzept-Begründer David Allen sind mittlerweile zahlreiche Ratgeber zum „Getting things done“ erschienen.